betway西汉姆联官网文件

华电国卓院〔2026〕4号

 

关于印发《betway西汉姆联官网会议场地

使用管理办法》的通知

院内各单位：

为规范学院会议场地的使用与管理，结合学院实际，制定了《betway西汉姆联官网会议场地使用管理办法》，经公司党政联席会议审议通过，现予以印发，请认真贯彻执行。

2026年7月14日

betway西汉姆联官网会议场地

使用管理办法

第一条 目的

为规范学院会议室、多功能报告厅、科技路演厅等（统称 “会议场地”）预约审批、运维及现场管理，保障学术交流、校企洽谈、培训宣讲等活动有序开展，提升场地利用率，保护设施设备、维持环境卫生、落实消防安全管理要求，结合学院实际，制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于学院全体师生、校内其他二级单位，以及经学院审批准入的外部合作企业、合作单位。所有使用会议场地开展活动的主体，均须遵守本办法。

第三条 管理主体与职责

综合与对外联络办公室（简称“综合办”）为场地统一管理部门，职责如下：

1.受理场地预约申请、材料初审和统筹审批流程；

2.日常巡检场地，维护音视频、灯光、桌椅等基础设施设备；

3.督查、处置各类违规行为；

4.设备出现重大故障时对接学校后勤部门进行维修。

第四条 预约使用要求

1.本院师生使用会议场地，需至少提前1个工作日提交书面申请，待审批通过后方可使用；多功能报告厅除学院重大事项、活动使用外，原则上不对外开放，特殊情况使用需出具上级领导的书面批准。

2.校内其他二级单位使用会议场地，需至少提前1个工作日向综合办提交经本单位主要负责人签字的使用申请表，经学院审核通过后方可使用。

3.外部合作企业、单位借用会议场地，需至少提前3个工作日提交完整申请，经审批通过后方可使用。

4.节假日会议场地一般不对外开放，如遇重要学术会议、校企合作、重要接待等确需使用的，需提前2个工作日提交完整申请，经审批通过后方可使用。

5.如有突发会议、接待等需紧急使用会议场地，可先通过电话、线上渠道向院领导报备先行使用，活动结束后24小时内补齐纸质审批材料。

第五条 审批流程

（一）本院师生

1.填写使用申请表，经由学院导师或团队负责人签字确认；

2.打印纸质申请表并提交至综合办初审；

3.初审通过后报院领导终审，审批通过后方可使用。

（二）校内其他二级单位

1.填写使用申请表，经由申请人所在二级单位主要负责人签字并加盖公章；

2.提交至综合办审核；

3.审核通过后提交院领导终审，审批通过后方可使用。

（三）外部合作单位、企业（仅限科技路演厅、多功能报告厅）

1.至少提前3个工作日向综合办提交使用申请表；

2.同步提交校企合作协议、项目合同等证明材料；

3.审批通过后方可使用，使用过程中如涉及人员、会务等服务，需支付地毯清洁、设备维护、人员劳务等费用。

第六条 预约管理规则

1.场地遵循先预约先使用原则，同一时段仅受理一份有效预约，不重复排期；

2.预约开始30分钟后如申请人及参会人员未到场，综合办可收回场地，本次预约作废；

3.审批确定的使用时段、活动主题、内容等不得随意更改。确需调整，需提前2个工作日提交变更申请，重新走审批流程。

第七条 使用规范

未经审批，使用人不得将场地用于申请事由外的其他用途。严禁在场内开展违法违规、违背公序良俗、与报备事由不符的活动。

第八条 设施设备使用管理

1.使用人须按规范操作音响、投影、大屏、桌椅等设备，严禁私自挪动、拆卸、搬运、带走场地设备；

2.无管理部门许可，使用人不得私接外部电子设备、在场地电脑安装第三方软件等；

3.使用过程中发现设备损坏故障，应立即告知综合办，禁止自行拆装维修。人为操作不当、恶意损毁设备，需按采购原价全额赔偿。

第九条 环境卫生管理

全场区域全面禁烟，禁止随地吐痰、乱扔垃圾、喧哗打闹；多功能报告厅、科技路演厅禁止食用零食及易产生污渍碎屑的食品。活动全程由使用方负责现场保洁，活动结束后清理垃圾，复位桌椅、设备、道具，恢复场地原貌，配合综合办现场查验。

第十条 用电与消防安全管理

场地内严禁明火，不得存放易燃易爆物品；消防通道、走廊全程保持畅通，不得堆放物料堵塞。离场前关闭全部电器电源，锁好门窗，配合完成场地、消防点位检查。举办百人及以上大型活动，使用方须提前制定安全应急预案，安排专人全程管控现场安全。

第十一条 违规处置

存在以下情形时，综合办可当场叫停使用并书面警告：

1.未完成审批擅自占用场地；

2.超时段使用，私自变更活动内容未报备；

3.活动结束后未清理垃圾，未复位桌椅设备；

4.私自移动设备、外接设备、安装软件；

5.场地吸烟、喧哗、杂物堵塞消防通道等轻微违规。情节较重者，暂停1—3个月场地预约权限；造成设施损毁、场地重度污染、重大消防隐患、安全事故，或造成学院经济、声誉损失的，使用方全额赔偿；涉嫌违法的，依法追究法律责任。

第十二条 使用表单

场地预约、登记统一使用三类制式表格，申请人在学院官网下载专区自行下载，填报内容真实完整，审批完成后由综合办统一存档备查：

1.《多功能报告厅、科技路演厅使用申请表》

2.《会议室使用申请表》

3.《会议室使用登记表》

第十三条 解释与修订

本办法自发布之日起施行，由学院综合与对外联络办公室负责解释。未尽事宜由综合办结合实际补充修订，修订内容公示后生效。

相关附件

附件1.多功能报告厅、科技路演厅使用申请表

附件2.会议室使用申请表

附件3.会议室使用登记表